Visa alla artiklar

Att göra intranät effektiva i användning

Av Alexander Piatidis, mars 2004

I början av 2004 utförde Usability Partners en intervjustudie med intranätansvariga på 20 stora svenska företag*. Ett av syftena med studien var att undersöka hur de gick tillväga för att utforma sina intranät så att de på bästa sätt kunde stödja medarbetarna i deras arbete. Nedan sammanfattas resultaten i korthet.

Vikten av god användbarhet, eller som många sade "användarvänlighet" var relativt välkänt bland de kontaktade intranätansvariga. Så många som 16 av 20 arbetade med användbarhet på något sätt och intresset för området var stort.

Metoder som användes

De vanligaste metoden som användes som bas för utveckling och förbättring av Intranäten, baserat på input från användarna, var gruppdiskussioner (6 av 20), enkätundersökningar (5 av 20) och användartester (4 av 20). Några företag använde sig av mer än en metod.

Arbetet med användbarhet gav goda resultat

Så gott som alla som arbetat med användbarhet på något sätt kände att det gett goda resultat. Konkreta exempel på resultat som nämndes var ett underlag för en ny struktur, uppfångande av användarnas vokabulär och anpassningar till hur användarna arbetar.

Användarnas vanligaste uppgifterna var sällan kartlagda

Vissa uppgifter är mer kritiska än andra och/eller utförs sannolikt oftare än andra. Att säkerställa att intranätet fungerar som ett bra stöd för att utföra sådana uppgifter har självklara fördelar. Vilka de vanligaste uppgifterna var (och hur frekvent de utfördes) hade inte kartlagts i någon större utsträckning. I bästa fall hade de intranätansvariga analyserat vilka de vanligast besökta sidorna i intranätet var.

Reflektioner

Det fanns ett stort intresse för att arbeta med användbarhet, vilket vi självklart tycker är positivt. Men metoderna som användes varierade avsevärt mellan företagen, likväl som hur mycket strukturerad verksamhet inom användbarhet som hörde till rutinen vid arbete med intranätet.

Bild av en gruppdiskussion Det var vanligt att gruppdiskussioner och fokusgrupper var det arbetssätt som användes för ge input till intranätets design. Dessa metoder kan vara till nytta i tidiga skeden, men bör kompletteras med andra metoder.

Ofta användes metoder som gruppdiskussioner och enkätundersökningar. Dessa metoder fångar upp användarnas åsikter och kan ge inspiration i tidiga skeden i utvecklingsprocessen. Men för att utforma intranätet så att det fungerar väl i användning krävs också objektiva studier som fångar upp hur användarna interagerar, på andra sätt än att fråga dem. Detta kunde bl.a. ses i NielsenNormanGroups studie av 2003 års 10 bästa intranät (länk), där användartest på prototyper och det befintliga intranätet var den metod som var vanligast.

Slutligen

Att uppnå god användbarhet för ett intranät kan innebära stora vinster för ett företag - mindre tidsspill, färre supportsamtal, nöjdare medarbetare och bättre kundservice bland annat, vilket alla företag i studien tagit fasta på. Något arbete med användbarhet är alltid bättre än inget, men det finns ett uppenbart behov av ett mer strukturerat tillvägagångssätt för att uppnå god användbarhet och en bättre förståelse för för- och nackdelarna med de olika metoderna som används.

* Företag som medverkade i studien:
AGA, AstraZeneca, Billerud, Bredbandsbolaget, COOP, Eniro, Graninge, ICA, NCC, OM, SAS, SCA, SCC, SEB, SPP/Handelsbanken tryggliv, Swedish Match, Tre, Trygg Hansa, UPC, Vattenfall

Relaterade artiklar: