Visa alla artiklar

Svårt att lyckas med intranät

Av Kaisa Solman, november 2003

Om och om igen får vi på Usability Partners höra om ineffektiva intranät. De vanligaste problemen hos många av dagens intranät är kopplade till struktur och navigering - användarna tycker att det tar lång tid och är besvärligt att hitta information eller funktionalitet som de behöver i sitt arbete.

Det är vanligt att intranätets struktur är skapad efter organisationen i stället för efter hur användaren vill använda den.

Bild där en förvirrad användare försöker hitta rätt dörr till en kurs

Ett typiskt problem: Slutanvändaren som letar efter en viss kurs vill inte tvingas att komma ihåg vilken avdelning som ger kursen, men ofta presenteras kurser på avdelningars egna sidor.

Att lyckas med intranät är inte lätt - de som är ansvariga ställs inför ett antal utmaningar. Några av dessa utmaningar presenteras nedan:


Stort innehåll att presentera och uppdatera - ofta av många personer

Mängden material som är tillgängligt via intranät i stora organisationer är ofta överväldigande. Det blir inte bättre av att enstaka avdelningar vill lyfta fram och försvara sin egen information, vilket ofta innebär att informationen blir svår att överblicka. De personer som skriver innehåll till intranätet gör det på olika sätt eftersom de inte får tillräckligt tydliga direktiv eller för att de direktiv som finns inte efterföljs (det kan vara för enkla aspekter som t.ex. sidtitlar och sammanfattningar som kan vara till nytta för de som försöker hitta informationen med sökmotor).


Tillgång till bra exempel saknas

Webbplatsers utvecklare kan leta efter bra exempel och inspiration på Internet, men intranätets utvecklare får lita på sin egen fantasi och/eller det som väljs som "default" av deras tillgängliga intranätverktyg. Problemet förvärras ytterligare av att inom företagen tillgängliga riktlinjer ofta fokuserar mer på "branding" (typsnitt, färganvändning, logoplacering) istället för hur gränssnittet bör utformas för att kunna användas på ett smidigt och effektivt sätt.


Ser inte behovet av användarcentrerade aktiviteter

Då man skapar en produkt för de egna anställda/kollegor tror man att man ska kunna "tänka ut" vad de vill ha och hur de vill ha det. Även om man annars arbetar strukturerat med att involvera användare (t ex i utvecklingen av den publika webbplatsen), anser man inte att det är viktigt under utvecklingen av intranätet - trots att användarna finns nära till hands. Värdet av användarinvolvering för "interna" produkter och system bör inte underskattas - mycket tid (och därmed pengar) slösas bort då användaren inte kan hitta den sökta informationen eller använda viktiga funktioner effektivt.

Men det är inte omöjligt att lyckas även med intranät, och det finns så klart några riktigt bra intranät. Jakob Nielsen (Alertbox - Oktober 13, 2003), presenterade i en ny artikel om de 10 bästa intranäten 2003. Många av de intranät som hamnade på denna lista tillhör stora företag, med tiotusentals anställda, som har insett värdet av att lägga resurser på ett bra intranät för att det är så många personers produktivitet som påverkas. Men flera av de intranät som nämndes tillhörde mindre organisationer som lyckats med mer begränsade resurser.

Väldigt intressant är också att (direkt översatt citat från Nielsens artikel) "Intranät förändras från att vara dokumentförvaringsplatser till att vara ett arbetsredskap. Många av årets vinnare hade ändrat sin informationsarkitektur (IA) från att vara upplagd utifrån hur dokument tas fram (för det mesta företagets avdelningsstruktur) till att vara utpräglad av användarnas uppgifter".

Tyvärr fanns inget svenskt företag med på Jakob Nielsens 10-i-topp-lista i år. Men om du arbetar med ett intranät på en Skanidinavisk organisation och du känner att det har god användbarhet vill vi gärna att ni hör av er.


Relaterade artiklar: